概要
オンラインスクールを運営する企業様から、「受講生と講師の面談の予約・記録・集計がばらばらで手間がかかっている。1 つにまとめたい」というご相談をいただき、面談の予約から実施の記録、追加面談の決済、講師別の集計までを 1 つの管理画面で扱える仕組みを作りました。
課題
- 受講生は講師のカレンダーを見て個別に予約を頼み、講師が手作業で枠を押さえていた
- 予約と面談の実施記録が別々の仕組みにあり、突き合わせができず二重に管理していた
- 講師別・コース別の面談数を表計算ソフトで手集計していて、計算のずれや反映漏れが起きていた
- 面談の録画の提出漏れに、受講生からの問い合わせで初めて気づいていた
- 契約の面談回数を使い切った受講生が追加を希望しても、申し込んで支払う手段がなかった
作ったもの
受講生の予約画面
- 空き枠から予約: 担当講師の空いている時間をカレンダーで表示し、数回押すだけで予約できます
- 面談の長さを自動で決める: コースと何回目の面談かによって、30 分・60 分・90 分のどれかが自動で選ばれます
- オンライン会議の URL を自動で発行: 予約が決まると会議の URL を作り、自分のカレンダーにもワンクリックで追加できます
- マイページ: 予約の確認・キャンセル、残りの面談回数、これまでの予約の履歴を見られます
- 追加面談の購入: 契約の回数を使い切った受講生は、その場でカード決済をして追加の面談を予約できます
管理画面
| 画面 | できること |
|---|---|
| 予約一覧 | コース・状態・日付で絞り込み、総予約数・確定・実施済み・キャンセルの件数をひと目で確認 |
| 面談ダッシュボード | 講師別の統計・平均時間・面談履歴・全体の統計を、コースを切り替えて比べる |
| 受講生・講師の管理 | 登録・編集、講師の担当コースや予約を受け付ける時間帯の設定 |
| 録画の再提出 | 録画を出し直した記録を残し、提出漏れの確認から外す |
自動で動く処理
- 面談記録の取り込み（毎日）: カレンダーの面談の予定から、録画・資料のリンクと実際の面談時間を読み取り、予約と結び付けて記録します
- 録画漏れのお知らせ（毎週）: 録画が出ていない面談を見つけ、担当講師に社内チャットでお知らせします
:::note info 集計用の表を別に持たず、予約と実施の記録 1 か所から毎回数え直す形にしました。以前の仕組みで起きていた「同じ面談が 2 回数えられる」ずれが、構造上起きないようにしています。 :::
工夫したところ
- 以前の仕組みにあった約 5,000 件の過去の面談記録を移し、これまでの実績も同じダッシュボードで見られるようにしました
- 予約とキャンセルの締め切りを「面談の 24 時間前まで」にそろえ、画面と受付の両方で確かめるようにしました。同じ講師・同じ時間に 2 件入らないよう、同時に申し込まれても後の 1 件は受け付けません
- 追加面談の金額は決済サービス側の価格設定から読み込むようにし、金額や税の表示を変えるときにシステムの改修が要らないようにしました
- その後、入会前の説明会の予約（前日のメール・ショートメッセージでのお知らせ付き）や受講の申し込みフォームも同じ仕組みに加え、説明会から申し込み、受講開始、面談までを 1 つにつなげました